El acta del proyecto se puede considerar la luz verde para que el proyecto arranque. Las actividades del proyecto puede comenzar una vez que el acta del proyecto ha sido desarrollada y aprobada. El propósito de este documento es describir las razones y objetivos del proyecto, los elementos que podrían considerarse dentro del alcance o fuera del él, los beneficios esperados del proyecto, y lo más importante: un presupuesto de alto nivel y quién tiene la autoridad para gastar estos recursos.
Una vez que el proyecto está en marcha el acta del proyecto también sirve como fuerza estabilizadora. Van a presentarse opiniones e ideas sobre qué aspectos del proyecto se debe conservar y cuales deben ser eliminados. Estas opiniones e ideas de la gerencia y el equipo de trabajo se basan en preferencias personales. El acta del proyecto debe servir como punto de referencia del propósito original del proyecto y para asegurar que el proyecto no sucumba ante la corrupción del alcance.
El Cronograma del Proyecto
El cronograma del proyecto es el
siguiente documento que se debe tener el para ejecutar con eficacia un
proyecto. La misma definición de "proyecto" (un esfuerzo temporal con
un principio y un final definidos realizado para cumplir con metas y objetivos
únicos) habla de la importancia del cronograma.
El cronograma del proyecto toma el
inicio y el final del proyecto, lo divide en fases, y en tareas. A cada tarea
se le asigna una duración, recursos, y su dependencia de alguna tarea o
actividad anterior. Entonces este documento sirve como base para saber si el
proyecto está avanzando y cumpliendo con sus plazos o si se tienen que hacer
ajustes.
El Reporte de Estado.
Una vez que el proyecto se pone en
marcha es importante mantener a todos los involucrados informados sobre cómo
van las cosas. No hay mejor manera de hacerlo que la elaboración de informes de
estado. Este informe debe contener las respuestas a estas cuatro preguntas:
¿Que se ha logrado en el proyecto desde
el último informe de situación?
¿Qué sigue por hacer?
¿Qué se interpone en el camino del
proyecto?
¿Hay alguna necesidad especial de este
proyecto que deba ser discutida?
Elaborar un reporte de estado no tiene
por qué ser abrumador y el resultado siempre debe ser fácil de leer. Es
recomendable acordar algún tipo de código de estado que pueda proporcionar
rápidamente una idea del estado general del proyecto (Verde, Amarillo y Rojo
siempre funcionan bien). Si un ejecutivo ve todo esta en verde sabrá que no
debe preocuparse. Y si el estatus se desliza hacia el amarillo o rojo, el
ejecutivo sabrá que tiene que intervenir.
El Registro de Riesgos
El trabajo como administrador del
proyecto es conseguir que el proyecto se concluya. Sin embargo existen fuerzas
poderosas cuyo único propósito es evitar que el proyecto termine. Estas fuerzas
se denominan "riesgos". Estos riesgos pueden ir desde un recurso
crítico que se enferma, hasta un proveedor clave que se va a la quiebra.
Es necesario vigilar estos riesgos en
forma regular y evitar que se conviertan en problemas que puedan causar
estragos en el proyecto. No hay mejor lugar para hacerlo que el Registro de
Riesgos. Este documento identifica los riesgos potenciales y los clasifica por
la probabilidad de ocurrencia y la severidad de impacto en el proyecto si es
que ocurren. Además, es necesario que haya una estrategia de mitigación, para
cada riesgo.
Nota del traductor: Vale la pena
recordar que el PMI considera que existen riesgos "positivos" para
los que debe buscarse que ocurran ya que esto representa un potencial beneficio
para el proyecto.
El Plan de Comunicación
El documento final que cada proyecto
debe tener es un plan de comunicación. Ocurren tantas cosas alrededor del
proyecto que avanza a todo vapor que es difícil recordar que tiene que saber
qué persona y cuándo debe saberlo. Un plan de comunicación bien pensado minimiza
cualquier malentendido que pudiera ocurrir y ayuda a mantener a todos los
interesados en la misma línea.
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