Como se menciona en el artículo, el
inicio de un proyecto nuevo es un momento que genera altas expectativas:
trabajar en algo nuevo, quizá con personas nuevas, la oportunidad de integrarse
a equipos e iniciativas diferentes implica que se podrán conocer todas las
áreas de un negocio.
Sin embargo, el principio de un
proyecto nuevo es también el momento para establecer el tono del proyecto y
asegurar que todo el mundo está aliado a los nuevos objetivos. Es la
oportunidad de empezar bien las cosas y hacer a un arranque de proyecto en
forma profesional.
Aquí hay 6 consejos para considerar cuándo inicia cualquier proyecto
nuevo
Como Administrador del Proyecto puede tener una buena idea de quien
necesita estar en el equipo de proyecto, pero si no, la sugerencia es conversar
con su patrocinador acerca de quién sería más conveniente convocar.
Usted puede necesitar involucrar a
otros administradores y pedirles a ellos que sugieran a miembros de sus propios
equipos disponibles (en forma parcial o permanente) a fin de aprovechar las
habilidades del especialista en el nuevo proyecto. Piense acerca de todas las
áreas del negocio que necesitarán estar representadas en el proyecto y busque
incluir a alguien de cada una de ellas. También puede requerir recursos
técnicos, así es que hable con los jefes de equipo técnicos para ver a quién se
puede convocar al proyecto.
2. Realice una reunión de arranque
Cuando tenga al equipo de proyecto,
haga una reunión de arranque. Ésta es una gran oportunidad para que todos se
conozcan. Use a la reunión para presentar a todo los miembros del equipo. Existen
muchos juegos que permiten romper el hielo y que suelen animar a las personas a
hablar. Por ejemplo, pedirle a cada persona encontrar 5 cosas que tenga en
común con todos los demás en el cuarto. Puede ser algo tan simple como gustarle
el mismo tipo de comida o tener hijos en la misma escuela, pero este ejercicio
ha permitido encontrar personas que han vivido en el extranjero en el mismo
país (si bien en momentos diferentes) o que juegan los mismos deportes.
Esta es una forma fácil de enfocar la
atención en puntos de acuerdo. ¡Si logra poner a las personas a trabajar hombro
a hombro durante esta reunión, quizá logre acuerdos sobre el acta del de
proyecto o algunas ‘ reglas de compromiso ’ para el equipo! También puede usar
el tiempo para dejar claros aclarar los roles y responsabilidades para cada
individuo así como las metas y los objetivos del proyecto.
3. Establezca el cronograma del proyecto
El cronograma del proyecto necesitará
ser creado con el aporte del equipo, pero algunos de los temas básicos pueden
ser propuestos por el Administrador.
Por ejemplo, establecer los recursos
adecuados en la herramienta administrativa de la empresa y asegurar que todo el
equipo tiene acceso al sistema en línea. El Administrador puede registrar
las tareas de proyecto relacionadas con la administración del proyecto, como la
preparación de documentos cruciales, los informes de avance, la estructura
global (como fases o etapas) e hitos de presupuesto. Si su la oficina de
proyectos ha provisto plantillas como parte de la herramienta en línea, se
pueden usar para ahorrar algo de trabajo. Una vez que la estructura
básica del cronograma del proyecto está lista, puede trabajar con otras
personas del equipo para preparar una lista de tareas que podrá registrarse en
la herramienta corporativa para que todo el mundo la pueda ver y
actualizar.
4. Establezca el sistema de registro de documentos
Muchos sistemas de administración del
proyectos en línea tienen repositorios de documentos o la habilidad para
almacenar documentación en en línea. Si se cuenta con esta capacidad, debe
establecerse desde el principio para contar con un mecanismo adecuado de
registro documental reconocido por todos.
También se sugiere establecer desde el
principio cómo se nombraran los documentos y el mecanismo de control de
versiones (es recomendable usar herramientas que ofrezcan control de versiones
automático). Luego se deben crear las carpetas y subcarpetas necesarias y
asegurar que todo el equipo tenga el nivel correcto de acceso. Por ejemplo, los
miembros clave del equipo pueden tener autorización para leer, escribir,
suprimir y editar documentos, mientras que otros interesados solo requerirán
permisos de lectura.
¡Si no se cuenta con una herramienta de
administración del proyecto en línea, puede hacer el mismo ejercicio con
carpetas compartidas de la red (o incluso folders de papel y una caja de
cartón)!
5. Escriba el documento de arranque del Proyecto - Acta
constitutiva
Un documento de arranque del proyecto
explica lo que el proyecto busca lograr y provee algún detalle de como se
espera conseguirlo. Si se cuenta con una plantilla es una buena idea usarla a
fin de que economizar algo de tiempo.
Este documento debería incluir,
objetivos, criterios de éxito, una visión general de los hitos principales del
cronograma del proyecto, la lista de personas involucradas y así como sus
roles, una estimación de alto nivel del presupuesto y una referencia de los
estándares que se pretendan usar durante el proyecto. En
la practica se puede incluir cualquier cosa que ayuden a clarificar
el entorno del proyecto y sus objetivos. Todo el equipo debe estar de acuerdo
con el contenido y es recomendable que el patrocinador del proyecto lo firme,
ya que es una forma de validar que realmente se ha comprendido el objetivo y el
documento ayuda todo el mundo a entender lo que se espera.
En un artículo previo hemos revisado consejos para la elaboración del acta
del proyecto.
6. Cree un registro de eventos y riesgos
Finalmente, el proyecto necesita un
registro de riesgos y eventos. Otra vez, si se cuenta con una plantilla hay que
usarla. Si no, usted puede crear un registro simple en una hoja de cálculo o
alguna otra herramienta que resulte cómoda al su equipo. El registro
debería incluir información crucial acerca del riesgo y la forma de tratarlo,
el nombre de la persona responsable para llevar a cabo esas acciones, así como
la fecha que fue identificado. Una vez que ha establecido el formato, hay que
registrar los riesgos y los asuntos que que se hayan identificado durante las
reuniones iniciales del proyecto.
Hay que trabajar con el equipo para
registrar las posibles situaciones que podrían causar problemas al proyecto a
su debido momento.
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