¿REALMENTE NECESITO UN CRONOGRAMA PARA MI PROYECTO?
Ahora vamos a revisar la explicación en
la que Ben Ferris, desde el Blog de Cobalt, nos da su punto de
vista de para que necesitamos el cronograma en nuestros proyectos.
Como señala Ben, todos los que hemos
trabajado en un proyecto sabemos que tiene que haber un cronograma del
proyecto. El Administrador del Proyecto requiere de una planificación.
Pero a veces los miembros del equipo se preguntan por qué es necesario contar
con un cronograma.
Las razones que Ben señala son las siguientes:
Organizar el Plan de Proyecto.
Pero un plan de proyecto toma la lista
de tareas, la organiza y le agrega información mucho más valiosa:
·
Fechas de inicio y fin de cada tarea
·
Duración de cada tarea
·
Dependencias entre las tareas (predecesores y sucesores)
·
Jerarquía de la organización de las tareas mediante la Estructura
Detallada de Trabajo
- Work Breakdown Structure (de la que hemos comentado su utilidad en esta estrada y algunos consejos sobre cómo construirla en esta otra).
· Una gráfica de Gantt que muestra los intervalos de fechas de las tareas
en forma de barras con el tiempo.
El resultado es un plan de proyecto que ofrece una
vista jerárquica de las tareas, permite ver fácilmente las dependencias entre
ellas, los intervalos de fechas para cada tarea, y una visualización gráfica de
los plazos para cada actividad.
Además Ben apunta en forma acertada que
el programa del proyecto no es sólo para proyectos complejos. Incluso un
proyecto con sólo unas pocas tareas se pueden beneficiar de la elaboración del
cronograma, y Ben además nos recuerda que el software de planificación también
permite la programación de recursos para que las tareas se puedan asignar a los
recursos apropiados. Todo esto permite a los miembros del equipo saber cuáles
son las tareas que se les asignan y en qué momento deben ejecutarlas.
Comunicar el Plan del Proyecto.
Una vez que ha creado el programa, es
fácil usarlo para comunicarse con los interesados, los miembros del equipo y
cualquier otra persona que necesite ser informada del plan y el estado del
proyecto.
El cronograma puede ser impreso y
distribuido en las reuniones, y la naturaleza gráfica del diagrama de Gantt
hace que sea fácil de entender con un simple vistazo.
Seguimiento de los Progresos contra el Plan del Proyecto.
El cronograma del proyecto es una
herramienta que debe ser actualizada periódicamente en función de las
condiciones que se producen durante la ejecución del proyecto.
La mayoría del software de programación
de proyectos por lo general permite una tomar una instantánea que sirve para
indicar como estaba planeado el proyecto al arranque (la línea base) que se usa
para comparar con el estado actual del proyecto. Esto permite que el
Administrador del proyecto pueda monitorear el progreso a través del ciclo de
vida del proyecto.
El establecimiento de dependencias
entre las tareas en el plan de proyecto da visibilidad a los retrasos en tareas
futuras (y, potencialmente, todo el proyecto) por cada tarea que se retrase.
Sin él es muy difícil determinar cómo los retrasos en las tareas individuales
afectaran a otras tareas.
Los elementos expresados por Ben pueden
ser de mucha ayuda la próxima vez que se deba explicar a un miembro del equipo
cual es el uso del cronograma en nuestros proyectos.
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